Verantwoording

Disclaimer:
Dit betreft UITSLUITEND een samenvatting. Op geen enkele manier kunnen hier rechten aan worden ontleend.

Verschillende soorten verantwoording

Diverse soorten verantwoording/informatie

  • Verantwoording
    • Jaarrekening
    • Jaarverslag
  • Informatie
    • Burgerjaarverslag (wordt weinig meer gedaan)
    • Rubriek in huis-aan-huisblad
    • Eigen uitgave gemeente

Jaarstukken

Bepalingen Gemeentewet

  • art. 197 Gw jaarrekening en -verslag
  • art. 198 Gw vaststelling door raad
    • Indemniteitsbesluit (heeft betekenis als bekrachtiging achteraf van een handeling waartoe college niet gemachtigd was)
  • art. 199 Gw décharge (ontlasten) van college
    • Geen apart besluit van de raad is geregeld in art. 199 Gw.
  • art. 200 Gw inzending aan GS voor 15 juli na afloop van het begrotingsjaar
  • art. 201 Gw taakverwaarlozing

Jaarstukken BBV art.24

Jaarstukken (= BBV-term) bestaan ten minste uit:

  • Jaarverslag
    • Programmaverantwoording
    • Paragrafen
  • Jaarrekening
    1. Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting
    2. Balans en de toelichting
    3. De bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen (SISA)
    4. Een bijlage met overzicht van gerealiseerde baten en lasten per taakveld

Identieke opzet

BegrotingJaarstukken
1. Beleidsbegroting
a. Programmaplan
b. Paragrafen

2. Financiële begroting
a. Overzicht baten en lasten in de begroting
b. Uiteenzetting financiële positie

Bijlage
– Overzicht van geraamde baten en lasten per taakveld
1. Jaarverslag
a. Programmaverantwoording
b. Paragrafen

2. Jaarrekening
a. Overzicht van baten en lasten in de rekening.
b. Balans

Bijlage
– Overzicht van gerealiseerde baten en lasten per taakveld
– Bijlage verantwoordingsinformatie spec.uitk.

Programmaverantwoording BBV art. 25

  • Programmaverantwoording
    • Verantwoording realisaties programma’s en overzichten algemene dekkingsmiddelen en de kosten van overhead.
    • Bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting.
    • Inzicht in gebruik bedrag voor onvoorzien.
  • Per programma inzicht in:
    • Mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd ten minste toegelicht aan de hand van de vastgestelde beleidsindicatoren.
    • Wijze waarop is getracht de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.
    • Gerealiseerde baten en lasten.

3 W-vragen en 3 H-vragen

Kaders stellen
Sturen op hoofdlijnen
Autoriseren (niveau regelen)
Wat willen we bereiken?
Wat gaan we er voor doen?
Wat mag het kosten?
Raad
Beheersen uitvoeringUitvoering 2e W-vraag
(uitvoeringsinformatie)
College
(tussentijdse) rapportage = bijsturingVoortgangsrapportage
Voorstellen tot bijsturing
College
Controle uitoefenenHebben we bereikt wat we wilden bereiken?
Hebben we gedaan wat we moesten doen?
Heeft het gekost wat het mocht kosten?
Raad

Paragrafen BBV art. 26

Bevatten de verantwoording van hetgeen in de overeenkomstige paragrafen in de begroting is opgenomen.

Overzicht van gerealiseerde baten en lasten BBV art.27

  • Lid 1 overzicht bevat:
    1. Gerealiseerde baten en lasten per programma(onderdeel) en het saldo hiervan.
    2. Gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen, de gerealiseerde kosten van de overhead en het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting.
    3. Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten (1 en 2).
    4. Werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves.
    5. Gerealiseerde resultaat (3 en 4).
  • Lid 2: Overzicht van baten en lasten bevat de ramingen voor en na wijziging (= begroting + begrotingswijziging).

Toelichting overzicht van baten en lasten BBV art. 28

  • Overzicht bevat ten minste:
    • Voor alle onderdelen een analyse van afwijkingen van begroting na wijziging en jaarstukken.
    • Overzicht aanwending bedrag voor onvoorzien.
    • Overzicht van incidentele baten en lasten per programma, tenminste belangrijke posten afzonderlijk specificeren.
    • Overzicht van structurele toevoegingen/onttrekkingen aan de reserves.
    • Informatie over de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector (Woppt).
      • In 2021 is het algemene maximum € 209.000,00 inclusief belaste kostenvergoedingen en pensioenbijdrage werkgever.

Balans

Balans met toelichting

  • Verschaft op systematische wijze informatie over samenstelling bezittingen (activa) en schulden (passiva) eind van het jaar en over de ontwikkelingen ervan.
  • Ofwel inzicht in de grootte van vermogen en samenstelling van de bezittingen en schulden, en is in evenwicht.
  • Sluitstuk van de financiële administratie.
  • Financiële verplichtingen voor de toekomst moeten in de toelichting worden vermeld (overzicht niet uit balans blijkende rechten en verplichtingen).

Balans – Hoofdindeling

  • Vaste activa (art. 33 BBV)
    • Immateriële vaste activa (art. 34 BBV)
    • Materiële vaste activa (art. 35 BBV)
    • Financiële vaste activa (art. 36 BBV)
  • Vlottende activa (art. 37 BBV)
    • Voorraden (art. 38 BBV)
    • Uitzettingen < 1 jaar (art. 39 BBV)
    • Liquide middelen (art. 40 BBV)
    • Overlopende activa (art. 40a BBV)

Buiten de telling opnemen – recht verliescompensatie Wet Vennootschapsbelasting (art. 40b BBV)

  • Vaste passiva (art. 41 BBV)
    • Eigen vermogen (art. 42, 43 BBV)
    • Voorzieningen (art. 44 BBV)
    • Vaste schulden > 1 jaar (art. 46 BBV)
  • Vlottende passiva (art.47 BBV)
    • Netto-vlottende schulden < 1 jaar (art. 48 BBV)
    • Overlopende passiva (art. 49 BBV)

Buiten de telling opnemen – borgstellingen en garantstellingen (art. 50 BBV)

Vaste passiva BBV art. 42, 43 en 44

  • Eigen vermogen bestaat uit reserves en gerealiseerd resultaat.
  • Het resultaat wordt afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen.
  • Reserves worden onderscheiden in:
    • Algemene reserves
    • Bestemmingsreserves
  • Voorzieningen is vreemd vermogen!!
    • Verplichtingen en verliezen
    • Risico’s verplichtingen of verliezen
    • Kosten die volgend jaar worden gemaakt of ter egalisatie gelijkmatige verdeling lasten.
    • Bijdragen toekomstige vervangingsinvesteringen met heffing.

Toelichting op de balans BBV art. 51-58

  • Alle balansposten worden toegelicht.
  • In de genoemde artikelen worden hieraan specifieke eisen gesteld.
  • Afschrijvingsmethode en afschrijvingstermijnen (art. 51 BBV)
  • Specificatie materiële vaste activa (art. 52.1 BBV)
  • Verloop van de activa van 1/1 – 31/12 (art. 52.2 BBV)
  • Voor de bouwgronden in exploitatie voor het totaal van de in exploitatie zijnde complexen (art. 52d BBV)
  • Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen (art. 53 BBV)
  • Borgstellingen en garantstellingen (art. 57 BBV)

Overlopende activa/passiva (transitoria)

  • Overlopende activa art. 40a BBV
    • Nog te ontvangen (voorschot)bedragen van Europese en Nederlandse overheidslichamen.
    • Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen.
    • Voorschotten gesplitst:
      1. Europese overheidslichamen
      2. Het Rijk
      3. Overige Nederlandse overheidslichamen
  • Overlopende passiva art. 49 BBV
    • Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen.
    • De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren;
    • Overige vooruitontvangen bedragen die ten laste van het volgende begrotingsjaar komen.
    • Voorschotten gesplitst:
      1. Europese overheidslichamen
      2. Het rijk
      3. Overige Nederlandse overheidslichamen

Let op:

  • Prestatie moet geleverd zijn in het jaar bij deb./cred.
  • Onderscheid in ontvangsten/betalingen in de loop van het jaar, en betrekking hebben op volgend jaar en debiteuren/crediteuren (transitoria in de jaarrekening).

Als een factuur ontvangen is op 2-1-2021 met factuurdatum 31-12-2020 dan is:

  • deze geboekt in 2020 in de exploitatie;
  • is deze pas betaald in 2021 en wordt dus pas in 2021 de liquide middelen afgeboekt;
  • Staat de factuur voor dit bedrag op de balans onder crediteuren = overlopende activa.

Vooruitontvangen (voorschot)bedragen/bijdragen

  • Vooruit ontvangen (voorschot)bedragen van Europese en Nederlandse overheidslichamen => overlopende passiva.
  • Vooruit ontvangen investeringsbijdragen van niet-overheidslichamen => voorziening.

Resultaatbepaling en -bestemming

  • In artikel 17 BBV en artikel 27 BBV wordt aangegeven hoe het resultaat bepaald dient te worden aangegeven.
  • Resultaatbepaling begroting (art. 17 BBV) en jaarrekening (art. 27 BBV).
    • Saldo van baten en lasten per programma(onderdeel).
    • Algemene dekkingsmiddelen, kosten overhead, bedrag vennootschapsbelasting en onvoorzien (alleen bij begroting).
    • Totaalsaldo van baten en lasten.
    • Toevoegingen en onttrekking aan reserves.
    • Resultaat.
  • Van resultaatbestemming wordt gesproken als het gaat om mutaties reserves.
  • Als na het opmaken van begroting of jaarrekening een positief resultaat aangeeft kan de raad dit resultaat een bestemming geven (Nog te bestemmen resultaat).
  • Deze bestemming en de reeds opgenomen mutaties in de begroting en jaarstukken worden als resultaatbepaling aangemerkt.

Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen

Niet uit de balans blijkende verplichtingen zijn voorwaardelijke verplichtingen, niet verwerkte verplichtingen of meerjarige financiële verplichtingen die niet in de balans zijn opgenomen, maar wel onontbeerlijk zijn voor het inzicht in de jaarrekening. Daarom moeten deze wel in de toelichting worden gemeld.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Huurcontracten
  • Operationele leasecontracten
  • Langlopende subsidiecontracten
  • Garanties en borgstellingen

Gebeurtenissen na balansdatum

Art. 29 BBV/Notitie gebeurtenissen na balansdatum
Gunstige en ongunstige gebeurtenissen die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum moeten altijd in de jaarrekening worden verwerkt als deze onontbeerlijk (materieel) zijn voor het inzicht van de raad bij de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag.

Wanneer wel/niet opnemen gebeurtenissen na balansdatum

Datum respectievelijk periodeGegevens die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatumGegevens die geen nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum
Na balansdatum en voor de formele opmaakdatum (door het college) van de jaarrekening.Verwerken in de jaarrekening.Vermelden in toelichting indien belangrijke financiële gevolgen. Melding maken in het jaarverslag inzake de invloed van de gebeurtenissen op de verwachtingen.
Na datum opmaken (door het college) en voor het vaststellen jaarstukken door de raad.Alleen verwerken in de jaarrekening voor zover onontbeerlijk voor het inzicht.Vermelden in toelichting indien belangrijke financiële gevolgen. Melding maken in het jaarverslag inzake de invloed van de gebeurtenissen op de verwachtingen.
Na datum vaststellen jaarstukken door de raad.Indien blijkt dat de jaarrekening in ernstige mate tekortschiet in het geven van inzicht. Opnemen in tussenrapportage of begrotingswijziging huidig (= lopend) begrotingsjaar.Opnemen in tussenrapportage of begrotingswijziging huidig (= lopend) begrotingsjaar.

Schema wanneer en wat aanpassen

Specifieke uitkeringen nog niet besteed

Specifieke uitkeringen BBV art. 49

  • Kunnen 1-jarig of meerjarig zijn.
  • Voor alle specifieke uitkeringen geldt het baten en lastenstelsel (en niet door het Rijk gehanteerde kasstelsel!).
  • Als middelen niet worden besteed moeten deze worden terugbetaald.
  • In de balans worden onder de overlopende passiva afzonderlijk opgenomen:
    • art. 49 lid 1b: de van EU, Rijk of provincies ontvangen voorschotbedragen voor specifieke uitkeringen die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren;
    • art. 49 lid 2: voorschotten zijn gesplitst:
      1. Europese overheidslichamen
      2. het Rijk
      3. overige Nederlandse overheidslichamen
    • art. 52a: saldo begin van het jaar, de ontvangen bedragen, de vrijgevallen bedragen of de terugbetalingen en het saldo aan het einde van het jaar.

Specifieke uitkeringen

Budgetoverheveling

  • De raad kan bij de resultaatbestemming van de jaarrekening besluiten niet-bestede budgetten toe te voegen aan de begroting van het volgende jaar.
  • In het nieuwe jaar begrotingswijziging noodzakelijk.
  • Bij de bepaling van het over te hevelen bedrag wordt niet alleen uitgegaan van de niet-bestede lasten maar ook van de daarbij behorende baten.
  • Budgetoverheveling, genoemd in de kadernotitie rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV wordt in de cursus BBV-verdieping behandeld.

Begrippen balans en exploitatie

BalansExploitatie
– Bezittingen en schulden
– Activeren
– Investering
– Investeringsruimte
– Vrijval krediet
– Financiering
– Aflossing
– Lasten en baten
– Jaarlijkse lasten
– Budget
– Budgetruimte
– Vrijval kapitaallasten
– Dekking
– Afschrijven

– Incidenteel of structureel
– Budgettair neutraal
– Onderuitputting

SISA

Bijlage verantwoording spec. uitkeringen BBV art. 58-a

  • Verantwoordingsinformatie over de specifieke uitkeringen op basis van de indicatoren.
  • Single Information: informatievraag rijk sluit aan bij informatie gemeenterekening.
  • Single Audit: Rijk steunt op verantwoordingsmomenten en -documenten van gemeente.
  • De “SiSa-” bijlage en kruisjeslijst maken deel uit van de toelichting op de jaarrekening (art. 24 BBV).
  • sisa-2020
  • postbusibi@minbzk.nl

Hoe werkt sisa? (de procedure in het kort)

  1. Download als gemeente de ‘Nota procedure aanlevering Sisa verantwoordingsinformatie’.
    • Jaarlijks is er hierin een verantwoordingslijst beschikbaar met hierin de te verantwoorden uitkeringen.
  2. Gemeente vult tijdens het opstellen van de jaarstukken de sisabijlage.
  3. Accountant controleert aan de hand van nota verwachtingen accountantscontrole en vult in de tabel van fouten en onzekerheden.
    • Bij geen fouten en onzekerheden blijft tabel leeg.
  4. Jaarstukken en andere gegevens worden met ondertekend raadsbesluit gestuurd naar CBS, na plausibiliteitscontrole (en indien akkoord) stuurt CBS stukken door naar het Rijk.
  5. Rijk toetst en geeft definitieve beschikking.

Balansrekeningen

Indeling balans

ActivaPassiva
Vaste activaVaste passiva
Vlottende activaVlottende passiva

Vaak in administratie vertaald

RubriekActivaPassiva
0Vaste activa
Eigen vermogen
Voorzieningen
Vaste schulden
1Liquide middelen
Debiteuren
Overlopende activa
Vlottende schulden
Crediteuren
Overlopende passiva
2Neutrale rekeningenNeutrale rekeningen
3Voorraden onderhanden werk

Balansrekeningen

  • Rubr. 1 overlopende activa en passiva (rechten en verplichten)
  • Rubr. 2 Neutrale rekeningen (o.a.)
    • Ingehouden en door te betalen
    • BTW et cetera
    • Systeemtussenrekeningen

Overlopende activa/passiva

Vaste activa

  • Rechten
  • Vooruitbetaald

Vaste passiva

  • Verplichtingen
  • Vooruit ontvangen
  • Moeten aantoonbaar juist zijn.
    • Bijvoorbeeld werk uitgevoerd in 2021 en factuur volgt in 2022
    • Factuur in 2021 en uitvoering in 2022 telt niet mee. (Daarvoor kan budgetoverheveling een optie zijn.)
  • Indien niet aantoonbaar juist kan dit gevolgen hebben voor de controleverklaring.
  • Zorg voor onderbouwing van de balansspecificaties.
  • Kijk op de juiste opgenomen rechten en verplichtingen in het nieuwe jaar weer gelijk naar de exploitatierekening kunnen worden geboekt.
    • Dit voorkomt het langdurig op de balans laten staan.
    • Hoeven dat niet elke maand in specificaties te worden opgenomen.
    • Komt onder bewaking van budgethouder.

Neutrale rekeningen

  • Ingehouden en door te betalen
    • Maandelijkse specificaties en afloop controleren.
    • Gelijk actie ondernemen als saldo meer dan één maand geen € 0,00 is.
  • BTW et cetera
    • Maandelijkse controle.
    • Maak specificaties en controleer de afloop.

Systeemtussenrekeningen

Bijna altijd onderdeel van het financieel systeem.

  • Onevenwichtigheid gelijk constateren.
  • Bij periodeafsluiting moeten deze rekeningen in principe op € 0,00 staan.
  • Bij hier niet aan voldoen gelijk actie ondernemen. Niet wachten op eind van het jaar.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *