Planning en Control instrumenten nader uitgewerkt en Begroting

Disclaimer:
Dit betreft UITSLUITEND een samenvatting. Op geen enkele manier kunnen hier rechten aan worden ontleend.

P&C Instrumenten nader uitgewerkt

P&C-Cyclus in volgorde

  1. Kadernota
  2. Begroting
  3. Rapportage 1 *1
  4. Rapportage 2 *1
  5. Rapportage 3 *1
  6. Rapportage 4 *1
  7. Jaarstukken
  8. Ga verder met 1.

*1 Het aantal rapportages is afhankelijk van het aantal dat tussen Raad en College is afgesproken.

Kadernota

Kadernota (Voorjaarsnota/Perspectiefnota)

  • Niet wettelijk verplicht – Regelen in verordening art. 212 Gw.
  • Raad hoeft de nota niet vast te stellen – stelt de kaders vast.
  • Verschillende benamingen – veelal ook geen eenduidige inhoud.
  • In veel gemeenten het belangrijkste document in de P&C-Cyclus.
  • Kaderstelling is politieke richting.
  • Opdracht aan/informatie voor het college om begroting op te stellen (doel: geen verassingen bij de begroting).

Doel kadernota

De kadernota heeft vooral als doel:

  • Randvoorwaarden en uitgangspunten vaststellen
    • Wat willen we als raad bereiken?
    • Wat gaat het college daaraan doen?
    • Wat mag het kosten?
    • Wat gaan we binnen de planning doen?
    • Waar haalt de raad het geld vandaan?
    • Wat zijn de risico’s?

Het bediscussiëren en vaststellen van de uitgangspunten en de randvoorwaarden is cruciaal voor het stellen van de norm (kader). Deze norm is noodzakelijk bij de latere behandeling van de begroting.

Veel gebruikte indeling

  • Ontwikkeling financieel beeld
    • Raad geeft richting aan beleid en financiën voor de komende jaar, en de drie daaropvolgende jaren.
    • Belangrijke inhoudelijke keuzes voor komend begrotingsjaar.
  • Terugkijken afgelopen jaar
    • Het is het meest optimaal als de jaarstukken op dat moment al in de raad zijn behandeld.
  • Tussentijdse informatie lopende begroting.
    • 1e Bestuursrapportage is al gereed o.a. economische ontwikkeling, gevolgen corona, algemene uitkering, decentralisaties – hoort vooral te gaan over beleidsaspecten.
    • Sommige gemeenten hebben in 212 verordening geregeld dat de indeling rapportage identiek is aan de begroting.

Moties en Amendementen

  • Een motie is een vraag van de raad aan het college om iets te onderzoeken, of in de komende begroting op te nemen, of aandacht te vragen voor…., enzovoort.
    • Het college kan er als volgt op de voorgestelde moties reageren:
      • De motie wordt niet uitgevoerd omdat…
      • De motie is sympathiek maar overbodig want…
      • De motie wordt overgenomen.
  • Een amendement is een besluit van de raad tot wijziging van het voorgenomen besluit.
    • Omdat dit een aanpassing is van een besluit wijzigt het voorgenomen besluit, en moet het nieuwe besluit worden uitgevoerd.

Moties en amendementen kunnen in elke (raads)vergadering worden opgenomen voor allerlei onderwerpen.

Meerjarenraming

Meerjarenraming geeft inzicht!

  • Zijn we financieel weerbaar en wendbaar?
  • Kunnen we de financiële risico’s aan?
  • Is er ruimte in de meerjarenraming voor nieuw beleid?

Inzicht is nodig in de huidige financiële positie, en de financiële positie in de toekomst.

  • Begroting en meerjarenraming: overzicht van baten en lasten en geprognosticeerde balans.
  • Jaarrekening: overzicht van baten en lasten en balans.

Meerjarenraming – art. 22 BBV

  • Verplicht document.
  • Hoeft niet door de raad te worden vastgesteld.
  • Bevat voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar:
    • Een geprognoticeerde begin- en eindbalans.
    • Een raming van de financiële gevolgen, waaronder de baten en lasten van het bestaande en het nieuwe beleid dat in de programma’s is opgenomen.
  • Verplichte onderwerpen zoals genoemd in art. 20 lid 2:
    • Terugkerende arbeidsgerelateerde verplichtingen
    • Investeringen
    • Financering
    • Stand en gespecificeerd verloop van reserves en voorzieningen

Toelichting Meerjarenraming – art. 23 BBV

  • De gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd, en een toelichting op de belangrijke ontwikkelingen t.o.v. de raming van het vorig begrotingsjaar.
  • Overzicht per jaar van de geraamde incidentele baten en lasten per programma.
  • Overzicht per jaar van de beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.
  • De ontwikkeling van het EMU-saldo voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar.

Belang Meerjarenraming

  • Inzicht in financiële ruimte of tekort voor de komende jaren (financiële positie in les 4).
  • Inzicht financiële effecten (toekomstige) investeringen.
  • Inzicht in ontwikkelingen reserves en voorzieningen.
  • Uitsmeren schoksgewijze effecten.
  • Hulpmiddel lange termijn bezuinigingen.

Sluitend maken van de begroting en meerjarenraming

  • Financieel beeld begroting en meerjarenraming bepalen.
  • Inzicht geven in risico’s en hoogte van de weerstandscapaciteit bepalen.
  • Wel of niet voorlopig instemmen met het (dekkings)plan voor begroting. Voorstellen kunnen zijn:
    • Nieuw beleid of intensivering van het beleid.
    • Bezuinigingen/heroverwegingen (oud voor nieuw).
    • Verhogen belastingen, rechten, retributies.
    • Eenmalige beschikkingen over reserve(s).
    • Posten voor loon- en prijsstijgingen verlagen (kaasschaafmethode).

Meerjarenraming vaststellen?

  • De Raad stelt de begroting voor het jaar t vast.
  • De Raad neemt kennis van de meerjarenraming t+1, t+2 en t+3
Als de Raad een meerjarenbegroting zou vaststellen ligt de begroting over deze jaren in principe vast.

Structureel of Incidenteel?

  • In het algemeen geldt dat een gemeente structurele taken uitvoert en daarvoor structurele baten en lasten raamt in de begroting.
  • Structurele baten en lasten zijn dus de regel.
  • Incidentele baten en lasten zijn de uitzondering.
  • Incidentele baten en lasten betreffen die posten die het begrotingssaldo incidenteel beïnvloeden. Het gaat om eenmalige zaken en om (meerjarige) projecten of subsidies als deze eveneens het karakter van tijdelijkheid c.q. eindig doel hebben.

Incidentele versus structurele baten en lasten

  • Verplichte bijlage in de begroting.
  • Het BBV geeft geen scherpe definitie wat incidenteel of structureel is.
    • Dit wordt mede ingegeven door het ‘principle based’ zijn van het BBV.
  • Of een post terecht als incidenteel opgenomen is in het overzicht van incidentele baten en lasten, kan veelal alleen inzichtelijk worden gemaakt door het geven van een goede toelichting.
  • Een toelichting op het overzicht van incidentele baten en lasten is daarom onontbeerlijk.

Belangrijke afwegingen

  • Om vast te kunnen stellen dat sprake is van een structureel evenwicht is belangrijk dat inzicht bestaat in welk deel van de baten en lasten incidenteel zijn en welke structureel.
  • In de begroting moet een limitatief overzicht van de incidentele baten en lasten worden gegeven.
    • Dit verplichte (meerjarige) overzicht speelt een rol bij het vast kunnen stellen of er sprake is van een structureel evenwicht.
  • Het is van belang dat het overzicht van incidentele baten en lasten betrokken wordt bij het presenteren van het structureel begrotingssaldo.

Stellige uitspraak en aanbevelingen

Stellige uitspraak:

  • Voor de in het overzicht van incidentele baten en lasten opgenomen posten is een toelichting vereist.

Aanbevelingen

  • De Commissie BBV adviseert in de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) een grensbedrag op te nemen vanaf welke omvang incidentele lasten en baten afzonderlijk gespecificeerd worden in het overzicht incidentele baten en lasten. Zie hoofdstuk 2.
  • De Commissie BBV adviseert het structureel begrotingssaldo te presenteren conform het voorbeeld (zie hierna).

Voorbeeld opzet incidenteel versus structureel

Presentatie van het structureel begrotingssaldo (bedragen x € 1.000)2019202020212022
Saldo baten en lasten-1.460-1.500-1.690-1.335
Toevoeging en onttrekkingen aan reserves1.6601.6301.5001.250
Begrotingssaldo na bestemming200130-190-85
Waarvan incidentele baten en lasten (saldo)-150-10020050
Structureel begrotingssaldo503010-35

Enkele voorbeelden

  • Schade aan of verloren gaan van gemeentelijke eigendommen
    • Herstel van schade (inclusief vandalisme) aan gemeentelijke eigendommen valt onder de incidentele lasten.
  • Verkoop van gemeentelijke eigendommen
    • Een bezit kun je maar één keer verkopen, dus is er altijd sprake van een incidentele opbrengst.
    • Boekwinst of -verlies bij verkoop van geactiveerde investeringen (eventuele opbrengst wijkt af van de boekwaarde) is een eenmalige baat of last.
  • Achterstallig onderhoud kapitaalgoederen
    • Wanneer achterstallig onderhoud aan kapitaalgoederen wordt geconstateerd, dienen de lasten daarvan direct genomen te worden door het instellen van een voorziening. De storting in deze voorziening wordt als incidenteel aangemerkt.
  • Eenmalig hogere opbrengsten
    • Wanneer een extra dividenduitkering wordt uitgekeerd (bonusdividend), geldt dit extra ontvangen dividend als een incidentele baat.

Begroting

Begroting in de Gemeentewet

  • Art. 189 volledigheid sluitende / bruto-begroting / periodiciteit
  • Art. 190 ontwerp-begroting / openbaarheid
  • Art. 191 vaststelling raad / toezending aan GS / voorafgaande toestemming
  • Art. 192 begrotingswijzingen
  • Art. 193 verplichte uitgaven
  • Art. 194 verwaarlozing taak
  • Art. 195 opdracht tot betalen

Begroten is:

  • Weten wat je wilt bereiken (beleid)
  • Bepalen wat daarvoor gedaan wordt (activiteiten)
  • Berekenen hoeveel geld daarvoor nodig is (budget)
  • Gelden verdelen = allocatie van middelen (toewijzing)
  • Ramen doelen, activiteiten en geld
  • Begroting binnen de overheid is in principe anders dan in het huishoudboekje
    • Begroting is geen huishoudboekje, doch een politiek document dat voornamelijk gaat over het bereiken van doelen.
  • Wel complexer èn politieke belangen.
  • Begroting bevat zowel de exploitatie als de voorgecalculeerde balans.

Indeling begroting op basis van het BBV – art. 7 t/m 21

  • Binnen de globale eisen van het BBV
    • Iedere gemeente is vrij in de wijze waarop programma’s in begroting wordt opgebouwd.
    • Indeling en inhoud
    • Programmaplan en paragrafen (inhoud)
    • Overzicht van baten en lasten en toelichting
    • Uiteenzetting van de financiële positie en toelichting
  • De jaarstukken moeten qua indeling identiek zijn aan de begroting.

Inzoomen op de begroting

  • Begroting is opdrachtdocument van de raad aan het college.
  • Bevat vooral doorwerking eerder vastgesteld beleid.
  • Wordt sterk beïnvloed door landelijke ontwikkelingen.
  • Afhankelijk van (financiële) situatie.
  • Baten en lasten (en niet: inkomsten en uitgaven).
  • Balansinformatie (voorcalculatie en uiteenzetting financiële positie).

Informatiepiramide

RaadCoalitieprogramma begrotingStrategisch
CollegeUitvoeringsinformatie/taakvelden (*1)Tactisch
Ambt.org.Directie- en werkplannenOperationeel

*1 = Begroting onderverdeeld in voor elke gemeente/provincie gelijke onderwerpen (taakvelden) (les 9)

Functies begroting

  • Begroting voor de raad
    • Autorisatie of staatsrechtelijke functie
    • Allocatiefunctie (toewijzing schaarse financiële middelen)
    • Controlerende functie
    • Inzicht in financiële positie (begrotingsevenwicht)
  • Uitvoeringsinformatie/totaaloverzicht van taakvelden voor college
    • beheerstechnische/uitvoeringsfunctie
    • verantwoordingsfunctie
  • Informatie voor derden (IV3) op niveau taakvelden
    • Aggregatie/eenduidige informatie/vergelijkbaarheid (CBS, ministeries, etc.)
      • uitwerking van IV3 en de taakvelden gebeurt in les 9

Begrotingsstelsels

  1. Kasstelsel: rijk
    • Uitgaven en inkomsten boeken op moment feitelijke betaling/ontvangst
    • Voordeel: objectief
    • Nadeel: schuiven en bezuinigingen op investeringen
  2. Stelsel van baten en lasten: gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en provincies.
    • Uitgaven en inkomsten toerekenen aan de jaren waarop deze betrekking hebben – wanneer is de prestatie geleverd?
    • Voordeel: spreiding kosten en opbrengsten
    • Nadeel: complexiteit, lastenverschuiving naar de toekomst

Grondslag:
BBV artikel 2:
Voor de begroting, de meerjarenraming, de jaarstukken en de uitvoeringsinformatie wordt een stelsel van baten en lasten gehanteerd.

Begroting en jaarstukken: eisen aan documenten in Gw

  • Volledigheid (sluitende/bruto-begroting, art. 189 lid 1)
  • Periodiciteit (art. 189 lid 4)
  • Openbaarheid (art. 190 lid 2)
  • Voorafgaande toestemming (art. 191 lid 1 en lid 2 / voor 15 november)

Begroting: eisen aan financiële gegevens

  1. Transparantie (inzicht)
    • Begrijpelijkheid
    • Stelselmatigheid (bestendige gedragslijn)
    • Grondslagenvereiste
    • Relevantie
    • Materialiteit (mag zaken niet weglaten of onjuist weergeven)
    • Betrouwbaarheid (mag geen onjuiste suggesties wekken)
  2. Toerekenen (matching principe)
    • Gevolgen van transacties en gebeurtenissen boeken in administratie/jaarrekening in periode waarop zij zich voordoen of betrekking hebben ( = waarin prestatie is geleverd)
  3. Voorzichtigheid
    • Verlies direct nemen als verlies wordt verwacht (voorzichtigheidsbeginsel)
    • Verstrekken informatie over onzekerheden
  4. Realisatie
    • Winst pas nemen als het werkelijk is gerealiseerd (realisatiebeginsel)
  5. Rechtmatigheid
    • Besteding publiek geld
    • Voldoen aan wetten (Gw 189-195) en regelgeving
    • Onrechtmatigheid en fraude
  6. Getrouw beeld
    • Getrouwe weergave van financiële positie en resultaten

Begrotingsindeling volgens BBV

Begroting:

  1. Beleidsbegroting
    1. Programmaplan
      1. Programma’s
      2. Algemene dekkingsmiddelen
      3. Overhead
      4. Vennootschapsbelasting
      5. Onvoorzien
    2. Paragrafen
  2. Financiële begroting
    1. Overzicht baten en lasten + toelichting
    2. Uiteenzetting financiële positie + toelichting. Bijlage: overzicht van geraamde baten en lasten per taakveld/uitvoeringsinformatie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *