Kostenverdeling, overhead en kostentoerekening

Disclaimer:
Dit betreft UITSLUITEND een samenvatting. Op geen enkele manier kunnen hier rechten aan worden ontleend.

Meer inzicht in overhead BBV art 8

Oude situatie:

  • De toerekening van de indirecte kosten onoverzichtelijk.
  • BBV geen voorschriften kostentoerekening, wel paragraaf bedrijfsvoering en lokale heffingen.
  • Nadelen waren:
    • Regelmatige discussie over tariefberekening.
    • Indirecte kosten toegerekend en niet zichtbaar.
    • Raad geen zeggenschap over hoogte en samenstelling indirecte kosten (20-50% van de kosten).
    • Financiële vergelijkbaarheid verstoord.
    • Toerekening rente verschillend en ondoorzichtig.

Nieuwe situatie:

  • Overheadkosten zijn gericht op sturing en ondersteuning primaire proces.
  • Overzicht van baten en lasten van de overhead in het programmaplan (= gelijk taakveld 0.4).
  • In de programma’s staan alleen lasten en baten van het primaire proces.
    • Bij de meeste gemeenten staan de kosten van overhead ook in één van de programma’s, meestal het programma waar ook de belastingen staan.

Doel van de aanpassing is dat de kostentoerekening transparanter wordt, waardoor de gemeenteraad op eenvoudige wijze meer inzicht krijgt in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie. Op grond daarvan zouden raadsleden dan beter in staat moeten zijn op de overheadskosten te sturen. Daarnaast moet een vergelijking mogelijk worden met de overheadkosten van andere gemeenten.

Overhead bestaat in elk geval uit

  • Leidinggevenden primair proces. Niet projectleiding en coördinatoren
  • Financiën, toezicht en controle gericht op eigen organisatie
  • P&O en HRM
  • Inkoop
  • Interne en externe communicatie
  • Juridische, niet afhandeling bezwaar- en beroepsschriften en primaire taken (vergunningverlening)
  • Bestuurszaken en bestuursondersteuning (niet raadsgriffie 0.1)
  • Informatievoorziening en automatisering (ICT)
  • Facilitaire zaken en huisvesting
  • DIV
  • Managementondersteuning primaire proces

Wat valt nog meer onder overhead

  • Huisvestingskosten
    • Huisvesting algemene taken overhead
    • Niet tot overhead: huisvesting specifiek taakveld (voorbeeld pand bij milieustraat)
  • Personeel
    • Loonkosten niet genoemde functies (leiding en niet dienstbaar aan klant/product)
    • Kosten van (niet leidinggevende) medewerkers – directe en ondersteunende taken – splitsen bijvoorbeeld naar rato van (een ingeschatte) tijdsbesteding (max. aantal taakvelden)
    • Bijvoorbeeld loonkosten directeur zwembad is ook overhead, ook bij verrichten uitvoerende taak
    • Verzekeringskosten en opleidingsbudgetten personeel
  • ICT
    • Kosten applicatiebeheerders en software voor een specifieke taak worden begroot en verantwoord op het betreffende taakveld, bijvoorbeeld het belastingsysteem.
      • Ook applicatiebeheerders, software et cetera vallen binnen definitie van overhead
  • Verbonden partijen – kosten op betreffende taakveld/taakvelden

Uitgangspunten

  • Directe kosten worden zoveel mogelijk direct toegerekend aan taakvelden.
  • Op taakveld overhead: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
  • Alle leidinggevenden (personele verantwoordelijkheid) –> Overhead

Nota van toelichting wijzigingsbesluit BBV
Overhead omvat

  • Alle loonkosten van de met name genoemde zogenaamde PIOFACH-functies in de definitie van Vensters voor bedrijfsvoering
  • De ICT kosten van alle PIOFACH-systemen
  • Alle huisvestingskosten = ruimten voor uitvoering algemene zaken
  • De uitbestedingskosten bedrijfsvoering
  • Naar rato de rentekosten die niet zijn toe te delen aan de taakvelden in het primaire proces = bijvoorbeeld rente over de boekwaarde van het gemeentehuis

Voorbeelden overhead in begroting 2021

Toerekening Overhead

Geen integrale kostprijs in de boekhouding, in de uitvoeringsinformatie, in de begroting en in de jaarstukken.

  • Overhead mag extracomptabel worden toegerekend aan:
    • De tarieven voor leges en heffingen.
    • Aan gesubsidieerde activiteiten of activiteiten die jaarlijks worden gedekt door inkomsten van derden.

Uitzondering!

  • Overhead mag intracomptabel worden toegerekend aan
    • Grondexploitaties
    • Te activeren investeringen
    • Groot onderhoudsprojecten die ten laste van een voorziening worden gebracht
  • Deze verrekeningen worden op overhead als negatieve last “geboekt”

Toerekening overhead aan regels gebonden

In het BBV zijn geen voorschriften opgenomen op welke wijze de overhead aan de tarieven moet worden toegerekend. De gemeenteraad bepaalt welke methode wordt toegepast en legt dit vast in de financiële verordening.

Stellige uitspraak in de notitie lokale heffingen

De methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan gemeentelijke taakvelden.

Integrale kostprijs is dus soms wel noodzakelijk

  • Een integrale kostprijsberekening is noodzakelijk voor:
    • De bepaling van de kostendekkendheid van tarieven
    • De BTW
    • De vennootschapsbelasting
    • Maar ook voor doorbelasting aan derden voor uitkeringen, subsidies
  • Gemeenten zijn vrij in de wijze waarop overhead in de tarieven wordt meegenomen.
    • Overhead moet op een consistente wijze worden toegerekend.
    • Methodiek CBS (op basis personeelskosten) of naar rato omvang taakvelden.
  • Vaststelling van deze wijze door de Raad.
  • Kostprijs baseren op aan taakveld toegerekende lasten met in de begroting vastgesteld opslagpercentage/uurtarief voor overhead.
  • Stellige uitspraak: bij de berekening van de tarieven moet de methodiek voor toerekening van overhead worden opgenomen in de financiële verordening.

Kostendekkendheid tarieven

  • Toelichting berekening tarieven en beleidskeuzes bij die berekening.
  • Ook de mate van kruissubsidiëring tussen de hoofdstukken of onderdelen binnen een verordening moeten worden toegelicht.
  • Toelichting in paragraaf lokale heffingen: transparantie in de kostendekkendheid en mate van kostendekkendheid voor alle belastingen en rechten.
  • Tarieven mogen maximaal kostendekkend zijn.
  • Berekening op basis van de tabel uit de Notitie overhead.

Wat mogen we meenemen in een kostendekkende heffing

De directe kosten kunnen in meerdere programma’s/taakvelden voorkomen.

Extracomptabel wordt de compensabele BTW toegerekend.

Tabel berekening kostendekkendheid van een heffing

Berekening kostendekkendheid heffing
Kosten taakveld(en), incl. (omslag)rente
Inkomsten taakveld(en), excl. heffingen
Netto kosten taakveld
Toe te rekenen kosten
Overhead incl. (omslag)rente
Compensabele BTW
Totale kosten
Opbrengst heffingen
Dekkingspercentage

Voorbeeld begraafplaatsrechten

Voorbeelden leges in begroting 2021

Voorbeelden berekening overhead

Kosten overhead en berekening EMU-saldo

  • Voor de berekening van het EMU-saldo en het onderhoud van het gemeentefonds is integraal inzicht per taakveld nodig.
  • CBS-methodiek
    • Overhead incl. indirecte rente.
    • Verdeelsleutel op basis van de verhouding van de directe loonkosten + inhuur per taakveld.
    • Wordt door CBS opgesteld.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *