De organisatie, verordeningen, controle, verantwoording, toezicht en Planning en Control cyclus

Disclaimer:
Dit betreft UITSLUITEND een samenvatting. Op geen enkele manier kunnen hier rechten aan worden ontleend.

De rol van de organisatie ten opzichte van het Gemeentebestuur

Rollen van de organisatie

  • Bedrijfsvoering
  • Voorbereiding
  • Uitvoering

NB: Rode draad is de P&C Cyclus

Griffier en Secretaris

De Griffier is adviseur van de Raad.

  • Hoofd van de Griffie regelen in instructie
  • De Griffie ondersteunt de Raad op drie manieren:
    • Secretariële ondersteuning
    • Procesmatige ondersteuning
    • Inhoudelijke ondersteuning

De Gemeentesecretaris is strategisch adviseur van het College.

  • Hoofd van het ambtelijk apparaat.
    • Rol sterk afhankelijk van gekozen besturings- en organisatiemodel van de gemeente.

Financiële functies en taakgebieden

  • Afdeling/team financiën en control
    • Kaderstelling
    • Beleidsondersteuner en adviseur
    • Coördinatie financiële rapportages
    • Signaleren afwijkingen
  • Afdeling/team financiële administratie
    • Administratief beheer en kasbeheer

Planning en Control

  • Men noemt Planning en Control ook wel sturen, beheersen en verantwoorden.
  • Planning en Control zijn activiteiten die ervoor zorgen dat:
    • Het functioneren van de verschillende onderdelen van de organisatie op elkaar is afgestemd.
    • Dat de inspanning van de organisatie op efficiënte wijze (doelmatig) gericht zijn en blijven op
    • het verwezenlijken van de gestelde doeleinden (effectief/doelgericht).

Inhoud Planning en Controlfunctie

  • Opzet planningssystematiek voor het beleidstraject, ook wel budgetcyclus genoemd (kadernota, begroting, bestuursrapportage en verantwoording).
  • Opzet planningssystematiek voor de bedrijfsvoering ook wel P&C-cyclus genoemd (planning, werkplannen, managementrapportages, budgettering, realisatie).
  • Financieel-economische aspecten.
  • Informatievoorziening en administratie.
  • Analyse, interpretatie en advisering.
  • Overige taken.

Administratieve Organisatie

  • Stelsel van organisatorische maatregelen (ook wel bestuurlijke informatievoorziening genoemd).
  • Gericht op het tot stand brengen en houden van de werking van bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging t.b.v. de verantwoordelijke leiding.

Verordeningen, Controle en Verantwoording

Verordening art. 212 Gw

  • Ook wel financiële verordening genoemd.
  • Regelt relatie tussen Raad en College.
  • Regelt relatie tussen College en ambtelijke organisatie.
    • Art. 160, lid c College bevoegd over ambtelijke organisatie.
  • Financiële verordening sluit aan bij het BBV.
  • Modelverordening ex 212 Gw bij VNG beschikbaar *1.

*1 Deze modelverordening kun je naar eigen inzichten aanpassen.

  • De Raad stelt bij verordening vast:
    • De uitgangspunten voor het financieel beleid.
    • Regels financieel beheer.
    • Regels inrichting financiële organisatie.
  • Deze verordening waarborgt dat wordt voldaan aan:
    • De eisen van de Interne Controle.
    • De eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.
    • De eisen verantwoording.

Mogelijke inhoud verordening art. 212 Gw

  • Begroting, rapportages en verantwoording
    • Programma-indeling, planning en controlcyclus, inrichting begroting en jaarstukken, autorisatieniveau, tussentijdse rapportages, informatieplicht
  • Financieel beleid
    • Waardering en afschrijving vaste activa, voorzieningen voor oninbare vorderingen, reserves, voorzieningen, kostprijzen, hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen, financieringsfunctie
  • Paragrafen
    • Nadere regels verplichte paragrafen en paragrafen bijv. subsidies
  • Financieel beheer en interne controle
    • Administratie, interne controle, misbruik en oneigenlijk gebruik
  • Financiële organisatie
    • Financiële organisatie, inkoop en aanbesteding, subsidieverstrekking en steunverlening

Controleverordening art. 213 Gw

  • De Raad stelt de verordening vast voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de organisatie.
  • Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.
  • De Raad stelt een of meer accountants aan.

Financiële rechtmatigheid

  • Accountant geeft een verklaring over het getrouwe beeld bij de jaarrekening af.
    • Inclusief de rechtmatigheidsverklaring van het College (*1)
  • Rechtmatigheid gaat over financiële rechtmatigheid:
    • Zijn de financiële beheershandelingen in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving uitgevoerd?

(*1) Vanaf 2022 moet het College verklaren rechtmatig te hebben gehandeld. Hulpmiddelen daarbij zijn:

Wat houdt de financiële rechtmatigheid in?

Onder financiële rechtmatigheid verstaan we het voldoen aan alle externe en interne regelgeving met betrekking tot financiële aspecten.

Zoals bijvoorbeeld:

  • Begrotingsrechtmatigheid
  • Inkoopprocedures
  • Budget(houders)regeling
  • Mandaatbesluit
  • Afschrijvingen
  • Europese/landelijke aanbestedingsregels
  • Belastingwetten en regels
  • Eisen vanuit het Rijk voor verkrijgen van Rijksbedragen
  • etc.

Rechtmatig, Doeltreffend en Doelmatig

  • Rechtmatig
    • Voldoen aan wettelijke kaders en regelgeving, zowel van het Rijk, de Provincie als de Gemeente zelf.
    • Doen we de dingen volgens de regels?
  • Doeltreffend (effectiviteit)
    • De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten (outcome) van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
    • Doen we de goede dingen?
  • Doelmatig (efficiency)
    • Bepaalde prestaties (output) realiseren met zo min mogelijk middelen (input) binnen het vastgestelde beleid/doelstelling.
    • Doen we de dingen goed?

Doelmatigheid en Doeltreffendheid

  1. Input (Middelen: Personeel; Materieel; Geld)
  2. Proces (Productie: Omzetten input in output)
  3. Output (Prestaties: Producten of Diensten)
  4. Outcome (Effecten: Draagt bij aan specifieke doelstelling?)
Doelmatigheid, Zuinigheid, Effectiviteit
Speelt tussen de stappen.
  • Inzicht in doelmatigheid door prestatiemeting (van Input naar Output).
  • Inzicht in doeltreffendheid door effectmeting (van Output naar Outcome).

Verordening art. 213a Gw

  • Raad stelt verordening vast.
  • College doet periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur = zogenaamd zelfonderzoek.

Toezicht

Toezicht Provincie

Artikel 189 lid 2 Gemeentewet (artikel lid 2 Provinciewet):
De Raad ziet er op toe dat de begroting reëel en structureel in evenwicht is.

[Voor Provincies is de minister van BZK toezichthouder]

Hulpmiddel: notitie structurele en incidentele baten en lasten van de commissie BBV.

Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader (gtk) 2020 Gemeenten

Met ingang van de begroting 2020 zijn de Provincies een nieuw gemeenschappelijk financieel toezichtkader gaan hanteren. De ontwerpprincipes zijn daarbij:

  1. Horizontale verantwoording en controle voorop en wordt versterkt.
  2. Uniformiteit (methodiek) en maatwerk.
  3. Risicogericht toezicht.
  4. Toezicht is proportioneel en wordt uitgeoefend aan de hand van een interventieladder.
  5. Transparantie.
  6. Verbinden met inzichten.
  7. Efficiënt en effectief.

Doel van het Toezicht

  • Maatschappelijk belang
    • De financieel toezichthouder helpt gemeenten bij het bevorderen van een gezonde financiële huishouding, en biedt daarmee een meerwaarde aan de kwaliteit van het openbaar bestuur.
    • Financieel toezicht is een wezenlijk onderdeel van de ‘checks and balances’ binnen het openbaar bestuur, en draagt hiermee bij aan het voorkomen dat een gemeente niet meer in staat is financiële tekorten op te lossen.
  • Ondersteunen van de horizontale controle en verantwoording
    • De horizontale verantwoording aan en de controle door de Raad en daarmee de kwaliteit van het openbaar bestuur versterkt krijgen.
  • De toezichthouder versterkt het inzicht in de stand van zaken van de gemeentelijke financiën als geheel en geeft signalen af ten behoeve van het publiek debat.

Vormen van Toezicht

Artikel 203 t/m 211 Gw: De provincie bepaalt op basis van de begroting of er sprake is van preventief of repressief toezicht.

  • Repressief toezicht
    • Repressief toezicht is standaard. Deze vorm van toezicht houdt in dat de begroting en begrotingswijzigingen en begrotingswijzigingen direct uitgevoerd kunnen worden (rechtskracht krijgen), zonder afhankelijk te zijn van een voorafgaande goedkeuring van GS.
  • Preventief toezicht
    • Preventief toezicht is uitzondering en wordt ingesteld als niet voldaan wordt aan het criterium structureel en reëel evenwicht.
    • Preventief toezicht kan ook worden ingesteld als niet is voldaan aan de wettelijke inzendtermijnen. Overschrijding van de uiterste inzenddata leidt in beginsel tot preventief toezicht, ook voor een financieel gezonde gemeente.

In te sturen naar Toezichthouder

Aan te leveren stukkenDe stukken bevatten minimaalTermijn
(Financiële) verordeningen– Uitgangspunten en regels voor het financiële beleid en beheer
– Getekend Raadsbesluit
Maximaal twee weken na besluitvorming.
Begroting en meerjarenraming– Beleidsbegroting
– Financiële begroting
– Meerjarenraming
– Gelijktijdig met de begroting vastgestelde begrotingswijzigingen
– Aangenomen moties en amendementen
– Getekend Raadsbesluit (inclusief Raadsvoorstel)
Maximaal twee weken na besluitvorming en vóór 15 november in het jaar voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar.
Jaarstukken– Jaarverslag
– Jaarrekening
– Controleverklaring
– Accountantsverslag
– Aangenomen moties en amendementen
– Getekend Raadsbesluit
Maximaal twee weken na besluitvorming en vóór 15 juli in het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft.
Alle begrotingswijzigingen– Raadsvoorstel met bijlagen
– Aangenomen moties en amendementen
– Getekend Raadsbesluit
Maximaal twee weken na besluitvorming.

Daarnaast raadpleegt de Toezichthouder

  • Kadernota en/of andere tussentijdse (bestuurs)rapportages.
  • Conceptbegroting, na behandeling door het College.
  • Meerjarenprogramma grondexploitaties.
  • Financiële beleidnota’s.
  • Beheerplannen kapitaalgoederen.
  • Meerjarige berekeningen (vier jaar) van de algemene uitkering uit het gemeentefonds.

Toetspunten

Algemene Informatie
1Zijn de begroting en jaarrekening, inclusief amendementen en begrotingswijzigingen, tijdig ingezonden?
2Presenteert de gemeente zelf cijfermatig, conform het voorbeeld in de Notitie structurele en incidentele baten en lasten van de Commissie BBV, dat het begrotingsjaar structureel in evenwicht is? Presenteert de gemeente zelf dat het begrotingsjaar structureel en reëel in evenwicht is?
3Is de algemene uitkering reëel geraamd op basis van tenminste de meicirculaire van BZK?
4Is er sprake van een positief structureel saldo bij de laatste jaarrekening?
Incidentele baten en lasten
5Is het verplichte overzicht van incidentele baten en lasten correct?
Kapitaalgoederen
6Kan de gemeente de volle jaarlasten van de nog te realiseren (her)investeringen opvangen binnen een structureel sluitende begroting?
7Beschikt de gemeente over actuele (meerjarige) beheerplannen voor wegen (inclusief kunstwerken), riolering, water, groen en gebouwen?
8Is het benodigde onderhoudsbudget van genoemde kapitaalgoederen (voortvloeiend uit het door de vastgestelde kwaliteitsniveau) reëel verwerkt in de (meerjaren)begroting?
9Blijkt uit de begroting dat er sprake is van achterstallig onderhoud bij de genoemde kapitaalgoederen?
Realiteit van de ramingen
10Zijn geraamde ombuigingen en/of taakstellingen reëel en/of weinig risicovol? Dit mede in relatie tot eventuele afwijkingen van de loon- en prijsstijgingen volgens de gehanteerde circulaire.
11Zijn de bijdragen van de deelnemende gemeenten in de vastgestelde begroting van de GR overeenkomstig opgenomen in de begroting van de deelnemende gemeenten?
Grondexploitaties
12Is er voor geprognotiseerde verliezen van grondexploitatiecomplexen een adequate verliesvoorziening gevormd?
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
13Voldoet de gemeente voor het weerstandsvermogen aan haar eigen vastgestelde norm?
14 Is er naar het oordeel van de toezichthouder voldoende weerstandsvermogen in relatie tot de gekwantificeerde risico’s?
Algemeen eindoordeel
15Is het begrotingsjaar (op basis van bovenstaande beantwoorde vragen) naar het oordeel van de toezichthouder structureel en reëel in evenwicht?

Overige toezichtsonderwerpen

  • Indemniteitsprocedure (bekrachtiging achteraf)
  • Toezicht op gemeenschappelijke regelingen (afzonderlijk toetsingskader vanaf 2021)
  • Toezicht vanwege herindeling (wet Arhi) = wettelijk preventief toezicht

Planning en Control

Start P&C-Cyclus. In feite al direct na Raadsverkiezingen/verkiezingen Provinciale Staten.

Waarom een P&C-Cyclus?

De Planning en Controlcyclus is een voortschrijdend samenhangend besluitvormingsproces gericht op het bepalen en uitvoeren van beleidsdoelen.

Keuzes

  • Politieke keuzes afgestemd op een financieel beeld of andersom? Dus, financieel beeld afgestemd op politieke keuzes?
  • Vormen de basis voor de komende begrotingen voor 4 jaar.

De Planning en Controldocumenten = Centrale artikel BBV

  • Art. 3 lid 1
  • “De begroting, de meerjarenraming, de jaarstukken en de uitvoeringsinformatie geven volgens de normen die voor gemeenten als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en lasten.”

Planning en Controlcyclus – Beleidscyclus

  1. Coalitieakkoord
  2. Kadernota
  3. Begroting
  4. Rapportages
  5. Jaarstukken

Bestuurlijke P&C-cyclus

  • Bestuurlijk en meerjarig
    • Coalitieakkoord/Raadsprogramma
    • Collegeplan/Beleidsplan
    • Meerjarenraming (voortschrijdend)
  • Planning en Control
    • Planning – kadernota, begroting
    • Bijsturen – tussentijdse rapportage(s)
    • Control – jaarverslag en jaarrekening

Niveau’s

RaadProgramma’s
CollegeUitvoeringsinformatie/Taakvelden
Ambtelijke organisatieTaken/Prestaties/Activiteiten

P&C-cyclus in de tijd

  • Vóór 15 november 2021 >> Begroting 2022
  • Voorjaar 2022 >> Kadernota 2023, doorkijk tot 2026
  • Vóór 15 juli 2022 >> Jaarrekening en jaarverslag 2021
  • In 2022 >> Tussenrapportage(s) over beleid en uitvoering (voortgang) begroting 2022
  • Vóór 15 november 2022 >> begroting 2023

*1 Het aantal rapportages is afhankelijk van het aantal dat tussen raad en college is afgesproken.

Doelgroepen planning en controldocumenten

  • Kaderstelling en controle raad
  • Uitvoering college
  • Beheer door het management
  • Toezichthouder
  • Informatie eisen vanuit EU, Rijk, CBS
  • Informatieverstrekking aan burgers, bedrijven e.d.

Coalitieakkoord en collegeplan

  • Coalitieakkoord/raadsprogramma
    • Onderwerpen voor de komende 4 jaar
  • Collegeplan
    • Uitvoeringsplan van het college voor de komende 4 jaar; gebaseerd op het coalitieprogramma/-akkoord ook wel meerjarig investeringsplan.
  • Ook kan met speerpunten, een perspectiefnota of een politieke jaaragenda worden gewerkt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *